Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Beispiele und Muster
Rechnung, 2 Min. Lesezeit, Oktober 2026. 
Rechnungsnummer vergeben: Was das Gesetz verlangt, welche Formate üblich sind und wie Sie doppelte Nummern vermeiden. Mit Beispielen.
Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer. Sie hilft dem Finanzamt und Ihnen selbst, Rechnungen eindeutig zuzuordnen. Was gilt, wenn Sie eine Rechnungsnummer vergeben?
Was das Gesetz verlangt
Nach § 14 UStG muss die Rechnung eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Wichtig ist also die Eindeutigkeit. Die Nummer darf aus Zahlen und Buchstaben bestehen.
Beispiele für Formate
- Einfach durchnummeriert: 1001, 1002, 1003
- Mit Jahr: 2026-001, 2026-002
- Mit Präfix: RE-2026-0001
- Nach Kunde oder Projekt: MUELLER-2026-01
Wichtig ist, dass Sie ein System wählen und dabei bleiben.
Dürfen Lücken entstehen?
Eine völlig lückenlose Reihe schreibt das Umsatzsteuergesetz nicht ausdrücklich vor. Lücken sollten Sie aber erklären können, zum Beispiel durch eine stornierte Rechnung. Aus diesem Grund eignet sich zur Korrektur die Stornorechnung, die auf die ursprüngliche Nummer verweist. Mehr dazu im Beitrag Stornorechnung und Gutschrift.
Mehrere Nummernkreise
Sie dürfen mehrere Nummernkreise führen, etwa je Filiale, Dokumentart oder Jahr. Jede Nummer muss innerhalb Ihres Systems eindeutig bleiben.
Typische Fehler
- Nummern werden doppelt vergeben.
- Eine Rechnung wird nachträglich geändert, ohne neue Nummer.
- Angebote und Rechnungen laufen im selben Nummernkreis durcheinander.
Im Werkzeug können Sie Ihre Rechnung erstellen und die Nummer selbst festlegen. Im Beitrag Rechnung schreiben: Aufbau und Beispiel sehen Sie, wo die Nummer auf der Rechnung steht.
Ein Nummernsystem aufbauen
Überlegen Sie sich zu Beginn, wie viele Rechnungen Sie ungefähr pro Jahr schreiben. Bei wenigen Rechnungen reicht eine einfache Zählung. Bei vielen Kunden hilft ein Format mit Jahr, damit Sie Rechnungen später schneller finden. Führen Sie eine kleine Liste oder Tabelle, in der jede vergebene Nummer mit Datum und Kunde steht.
Nummern bei Angebot und Mahnung
Angebote und Mahnungen sind keine Rechnungen. Geben Sie ihnen eigene Nummern, damit die Rechnungsreihe sauber bleibt. Wie Sie ein Angebot aufbauen, erklärt der Beitrag Angebot schreiben.
Häufige Fragen
Darf ich bei 1 beginnen?
Ja. Eine Rechnungsnummer wie 1 oder 0001 ist zulässig, solange sie eindeutig ist. Viele Unternehmer bevorzugen aber ein Format mit Jahr, damit die Nummer nicht verrät, wie wenige Rechnungen bisher entstanden sind.
Was tun, wenn ich eine Nummer doppelt vergeben habe?
Stellen Sie die fehlerhafte Rechnung storniert und neu mit einer eindeutigen Nummer aus. Holen Sie im Zweifel Rat ein.
Brauche ich eine Rechnungsnummer als Kleinunternehmer?
Ja, auch Kleinunternehmer müssen eine Rechnungsnummer angeben. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro kann sie entfallen.