Rechnung schreiben: Aufbau, Beispiel und häufige Fehler
Rechnung, 3 Min. Lesezeit, Oktober 2026. 
Rechnung schreiben leicht gemacht: Aufbau Schritt für Schritt, Beispieltext und die häufigsten Fehler. Dazu der Link zur kostenlosen PDF-Vorlage.
Wer zum ersten Mal eine Rechnung schreiben muss, fragt sich meist: Was gehört wohin, und was darf nicht fehlen? Hier ist der übliche Aufbau, ein kurzes Beispiel und eine Liste typischer Fehler.
Der Aufbau einer Rechnung
- Kopf: Ihr Name oder Firmenname mit Anschrift, darunter die Anschrift des Empfängers.
- Titel und Nummer: „Rechnung“ mit der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum.
- Leistungszeitpunkt: Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung.
- Positionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz.
- Summen: Nettobetrag, Umsatzsteuer je Steuersatz und Bruttobetrag.
- Zahlungsangaben: Zahlungsziel, IBAN und Verwendungszweck.
- Steuerangaben: Steuernummer oder USt-IdNr. sowie gegebenenfalls Hinweise wie § 19 UStG.
Beispiel für eine Rechnung
Ein Webdesigner stellt einem Kunden eine Rechnung über 10 Stunden zu je 80 Euro netto aus:
- Position: Gestaltung Startseite, 10 Std. × 80,00 € = 800,00 €
- Umsatzsteuer 19 %: 152,00 €
- Gesamtbetrag brutto: 952,00 €
- Zahlungsziel: 14 Tage ab Rechnungsdatum
Prüfen Sie solche Rechenwege mit dem Mehrwertsteuer-Rechner.
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
- Die Rechnungsnummer wurde doppelt vergeben – mehr dazu im Beitrag Rechnungsnummer vergeben.
- Das Leistungsdatum fehlt.
- Bei Kleinunternehmern wird fälschlich Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Die Leistung ist zu ungenau beschrieben („Beratung“ statt „Steuerliche Erstberatung am 12.10.“).
- Netto- und Bruttobeträge sind vertauscht.
Vorlage nutzen statt bei null anfangen
Mit dem Werkzeug von SteuerPilot können Sie Ihre Rechnung kostenlos online erstellen, die Pflichtangaben prüfen lassen und als PDF speichern. Für Sonderfälle gibt es eigene Dokumentarten, zum Beispiel die Abschlagsrechnung bei langen Projekten oder die Stornorechnung zur Korrektur.
Welche Angaben genau Pflicht sind, regelt § 14 UStG. Eine ausführliche Übersicht bietet unsere Checkliste zu den Pflichtangaben.
Formulierungen, die Klarheit schaffen
Gute Rechnungen sind verständlich. Schreiben Sie konkret, was geleistet wurde: „Erstellung eines Logos, 3 Entwürfe, 1 Überarbeitung“ ist besser als „Designleistungen“. Nennen Sie bei Dienstleistungen den Zeitraum und bei Lieferungen die Menge. Ein kurzer Satz zur Zahlung genügt, zum Beispiel: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30.11.2026 auf das unten genannte Konto.“
Was nach dem Versand passiert
Notieren Sie das Fälligkeitsdatum und prüfen Sie nach Ablauf den Zahlungseingang. Bleibt die Zahlung aus, hilft ein freundlicher Ablauf mit Zahlungserinnerung und Mahnung; mehr dazu im Beitrag Zahlungserinnerung und Mahnung.
Häufige Fragen
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Nein. Eine Unterschrift ist für die Gültigkeit nach dem Umsatzsteuergesetz nicht erforderlich.
Darf ich eine Rechnung in Word oder Excel schreiben?
Ja, wichtig sind die Pflichtangaben und eine einmalige Rechnungsnummer. Ein Werkzeug mit Prüfliste hilft, nichts zu vergessen.
Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?
Unternehmer, die Leistungen an andere Unternehmer erbringen, müssen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Zeitnah zu stellen verbessert aber ohnehin Ihre Liquidität.