Kostenlose Rechnung erstellen: In 5 Schritten zur PDF-Rechnung
Rechnung, 3 Min. Lesezeit, Oktober 2026. 
Kostenlose Rechnung erstellen: So füllen Sie eine korrekte Rechnung online aus, prüfen die Pflichtangaben und speichern sie als PDF. Ohne Konto.
Sie brauchen schnell eine Rechnung, möchten aber weder ein Abo abschließen noch ein Konto anlegen? Dann können Sie eine kostenlose Rechnung erstellen – direkt im Browser. In diesem Beitrag sehen Sie, worauf es ankommt und wie Sie in fünf Schritten zur fertigen PDF kommen.
Was eine kostenlose Rechnung können muss
„Kostenlos“ bedeutet nicht „unvollständig“. Auch eine Rechnung aus einem kostenlosen Werkzeug muss die Anforderungen aus § 14 UStG erfüllen. Achten Sie deshalb auf diese Punkte:
- vollständige Namen und Anschriften von Rechnungssteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis, warum keine Steuer ausgewiesen wird
Die komplette Liste mit typischen Fehlern finden Sie in unserer Checkliste zu den Pflichtangaben.
In 5 Schritten zur Rechnung
- Dokumentart wählen: Für die meisten Unternehmen passt die Standard-Rechnung mit Umsatzsteuer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, wählt die Kleinunternehmer-Rechnung; bei Beträgen bis 250 Euro genügt die Kleinbetragsrechnung.
- Absender und Empfänger eintragen: Name, Anschrift und Steuernummer des Ausstellers sowie die Anschrift des Kunden.
- Positionen erfassen: Beschreiben Sie jede Leistung so, dass sie nachvollziehbar ist, und geben Sie Menge, Einzelpreis und Steuersatz an. Die Summen berechnet das Werkzeug automatisch. Zur Kontrolle hilft der Mehrwertsteuer-Rechner.
- Prüfung nutzen: Die Prüfliste zeigt, welche Pflichtangaben noch fehlen, bevor Sie die Rechnung verschicken.
- PDF speichern, teilen oder drucken: Laden Sie die Datei herunter und senden Sie sie per E-Mail oder Messenger an Ihren Kunden.
Regelbesteuert oder Kleinunternehmer?
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und muss darauf hinweisen. Alle anderen Unternehmen weisen 19 % oder 7 % Umsatzsteuer aus. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Kleinunternehmer-Rechnung: Was Sie 2026 beachten müssen.
Datenschutz: Ihre Daten bleiben im Browser
Bei SteuerPilot gibt es kein Konto. Die Rechnungsinhalte werden im Browser verarbeitet und nicht auf einem Server gespeichert. Kundendaten sind personenbezogene Daten – speichern Sie die fertige PDF deshalb an einem geschützten Ort.
Grenzen: PDF ist keine E-Rechnung
Das Werkzeug erzeugt PDF-Rechnungen, aber keine strukturierten E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD). Welche Fristen gelten und für wen, erklärt der Beitrag E-Rechnung: Was 2026 und 2027 gilt.
Weiterlesen
- Rechnung schreiben: Aufbau und Muster
- Rechnungsnummer vergeben: Regeln und Beispiele
- Jetzt kostenlos Rechnung erstellen
Typische Fehler vermeiden
Gerade bei der ersten Rechnung schleichen sich Kleinigkeiten ein, die später Nachfragen auslösen. Prüfen Sie vor dem Versand besonders die Schreibweise von Namen und Anschriften, das Leistungsdatum, den Steuersatz und die Summen. Wer mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen abrechnet, muss die Steuerbeträge je Satz getrennt ausweisen. Auch die IBAN sollten Sie noch einmal kontrollieren – ein vertauschter Buchstabe verzögert die Zahlung unnötig.
Behalten Sie außerdem eine Kopie jeder Rechnung. Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen und müssen aufbewahrt werden; die Fristen erklärt der Beitrag Aufbewahrungsfristen für Rechnungen.
Häufige Fragen
Ist eine kostenlose Rechnung rechtlich gültig?
Ja, sofern sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Ob die Rechnung kostenlos oder mit einer kostenpflichtigen Software entsteht, spielt dafür keine Rolle.
Brauche ich ein Konto, um eine kostenlose Rechnung zu erstellen?
Bei SteuerPilot nicht. Sie füllen die Rechnung im Browser aus und speichern die PDF auf Ihrem Gerät.
Kann ich als Kleinunternehmer eine Rechnung erstellen?
Ja. Wählen Sie die Dokumentart für Kleinunternehmer; der Hinweis nach § 19 UStG wird automatisch eingefügt.
Ist die PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF ist keine strukturierte E-Rechnung im Sinne von XRechnung oder ZUGFeRD. Welche Pflichten gelten, hängt von Ihrem Umsatz und dem Zeitpunkt ab.